Personvernerklæring

Sturlason AS Polyfoto, organisasjonsnummer 915 228 887, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn gjennom våre nettsider og våre tjenester.

Som behandlingsansvarlig bestemmer vi hvorfor og hvordan personopplysninger behandles.

Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å kunne levere våre tjenester, besvare henvendelser og administrere kundeforhold.

Avhengig av hvilken tjeneste du bruker, kan dette omfatte:

• navn
• e-postadresse
• telefonnummer
• firma, organisasjon, arbeidsgiver eller oppdragsgiver
• informasjon om ønsket fotografering
• dato, sted, antall personer, valgte tjenester og praktiske opplysninger knyttet til oppdraget
• tilbuds-, bestillings- og leveringsinformasjon
• fakturainformasjon
• bilder og bildedata produsert som del av et fotooppdrag
• informasjon knyttet til personlig nettkonto og bildelevering
• meldinger du selv skriver i KI-chatten Snorre

Vi ber normalt ikke om sensitive personopplysninger.

Opplysninger samles hovedsakelig inn når du:

• fyller ut booking-, pris-, event- eller forespørselsskjema på våre nettsider
• sender oss e-post
• kontakter oss per telefon
• bestiller fotografering
• bruker KI-chatten Snorre
• får tilgang til personlig nettkonto eller bildegalleri

Ved fotografering gjennom en tredjepart, for eksempel arbeidsgiver, organisasjon eller skole, kan oppdragsgiver gi oss nødvendige opplysninger for å gjennomføre oppdraget.

Sturlason har et historisk fotografisk arkiv som går tilbake til 1933. Fotografier som produseres gjennom våre tjenester inngår i vårt profesjonelle bildearkiv og lagres permanent som en del av vår virksomhet, dokumentasjon og mulighet for fremtidig levering av bildefiler, print og andre produkter.

Fotografier er åndsverk og behandles i henhold til gjeldende regler for opphavsrett. Selve fotografiet slettes derfor ikke som følge av en forespørsel om sletting av personopplysninger.

Kunder kan be om at personopplysninger knyttet til bildet, som navn og kontaktinformasjon, vurderes slettet eller anonymisert der dette er mulig.

Når du bruker våre booking-, pris-, event- eller forespørselsskjemaer, behandler vi opplysningene du oppgir for å kunne:

• besvare og følge opp forespørsler
• planlegge fotografering og kontrollere tilgjengelighet
• utarbeide og sende tilbud eller prisoversikt
• sende bookingbekreftelse og praktisk informasjon på e-post og, der det er relevant, SMS
• registrere avtalen i vår kalender og gjennomføre bestillingen
• kommunisere med deg før, under og etter fotograferingen

Dette kan inkludere:

• ønsket tjeneste
• fotograferingssted
• dato og tidspunkt
• antall personer og navn på deltakere der dette er nødvendig
• firma, arbeidsgiver eller kontaktperson der dette er relevant
• tilleggstjenester
• praktiske opplysninger og eventuelle kommentarer du selv skriver om oppdraget

Etter fotografering kan vi opprette en personlig nettkonto eller et sikkert bildegalleri.

Dette brukes til:

• visning av bilder
• bildeutvelgelse
• bestilling av produkter
• levering av ferdige filer

Kontoen kan inneholde:

• navn
• kontaktinformasjon
• bilder
• bestillingshistorikk
• informasjon nødvendig for levering

Via kundegalleriet kan du velge bilder og eventuelt bestille bildefiler, print og andre bildeprodukter.

Dersom du frivillig melder deg på e-post om kampanjer og sesongtilbud, lagrer vi e-postadressen din, tidspunktet for samtykket og teksten du samtykket til. Opplysningene brukes kun til slike utsendelser. Vi sender maksimalt fire slike e-poster i året. Du kan når som helst melde deg av via lenken i e-postene.

Ved enkelte bedriftsoppdrag kan Sturlason behandle personopplysninger på vegne av en oppdragsgiver som selv er behandlingsansvarlig.

Dette gjelder eksempelvis:

• ansattportretter og CV- eller profilbilder bestilt gjennom arbeidsgiver
• bedriftsfotografering
• arrangementer
• kontaktpersoner hos bedriftskunder
• andre oppdrag hvor oppdragsgiver bestemmer formålet med behandlingen

I slike tilfeller behandles opplysningene i henhold til avtale med oppdragsgiver og eventuelle databehandleravtaler.

Avtale

For å kunne gi tilbud, bekrefte og gjennomføre fotografering, levere bilder, administrere bestillinger og følge opp kunder.

Rettslig forpliktelse

For å oppfylle krav etter blant annet bokførings- og skattelovgivning.

Berettiget interesse

For å kunne besvare henvendelser, administrere kundeforhold, ivareta historikk og oppbevare profesjonelle bildearkiv.

Samtykke

Når dette kreves, eksempelvis ved publisering av bilder og bruk av analyse.

Nødvendige informasjonskapsler og lokal lagring brukes blant annet for sikker skjemabehandling, øktstyring og for å huske personvern- og tilgjengelighetsvalg. Disse er nødvendige for funksjonene du bruker.

Vi bruker Google Analytics 4 for å forstå hvordan nettstedet brukes og forbedre våre tjenester. Analyseverktøyet aktiveres kun etter at brukeren aktivt har gitt analysesamtykke. Ved valget «Kun nødvendige» lastes ikke Analytics.

Vi sender kun hendelsesdata knyttet til bruk av nettstedet, som besøkte sider, tjenestetyper og gjennomførte handlinger. Vi sender ikke navn, e-postadresse, telefonnummer, firmaopplysninger, dato, sted, deltakerinformasjon eller annen direkte identifiserende informasjon til Google Analytics.

Google Signals og annonseringspersonalisering er deaktivert. Personlig tilpasset annonsering, remarketing og markedsføringssporing er ikke aktivert. Det er ikke aktivert Google Ads-sporing.

Nettsiden bruker eksterne skrifttyper og har kart fra Google. Når slikt innhold lastes, kan leverandøren motta tekniske opplysninger som IP-adresse, nettleser og tidspunkt. Kart lastes når du velger å åpne kartfunksjonen.

Lenker til kundegalleri, printsenter, sosiale medier og andre eksterne nettsteder fører til tjenester med egne personvernregler.

Snorre er vår digitale assistent og benytter teknologi levert av OpenAI for å kunne besvare spørsmål fra brukere. Meldinger som sendes til Snorre behandles av OpenAI for å generere svar. Samtaler lagres midlertidig i våre serverlogger for drift, feilsøking og kvalitetsforbedring. Samtaler slettes automatisk etter 90 dager.

Chatten er ment for generelle spørsmål om våre tjenester. Ikke skriv sensitive personopplysninger eller opplysninger du ikke ønsker å dele i chatten.

Formålet er å besvare spørsmål og forbedre kundedialogen. Behandlingen bygger på vår berettigede interesse i å tilby kundeservice og kontrollere kvaliteten på tjenesten.

Vi selger ikke personopplysninger.

For å levere våre tjenester benytter vi leverandører innen:

• webhotell og teknisk drift
• e-post, SMS og kommunikasjon
• booking, kalender og kundeadministrasjon
• bildelevering og kundegallerier
• KI-tjenester for Snorre-chatten
• analyse

Leverandører får kun tilgang til nødvendige opplysninger og skal ivareta sikker behandling.

Vi gjennomfører tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap eller misbruk.

Tilgangen til kundeopplysninger og bilder begrenses til personer som trenger dette for å utføre sine arbeidsoppgaver.

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, for å ivareta kundeforholdet eller for å oppfylle lovpålagte krav. Opplysninger knyttet til regnskap oppbevares i den perioden loven krever.

Meldinger i Snorre-chatten lagres i serverlogg i inntil 90 dager og slettes deretter automatisk. Tekniske serverlogger bør som hovedregel oppbevares i inntil 30 dager og administreres av vår webhotellleverandør.

Fotografier lagres permanent som del av vårt profesjonelle bildearkiv. Personopplysninger knyttet til fotografiene kan vurderes slettet eller anonymisert der dette er mulig, som beskrevet ovenfor.

Du har rett til å:

• be om innsyn
• be om retting
• be om sletting når vilkårene er oppfylt
• be om begrensning av behandling
• trekke tilbake samtykker
• protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• be om dataportabilitet der dette gjelder

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, ønsker vi at du først kontakter oss.

Du kan også klage til Datatilsynet: www.datatilsynet.no.

Denne personvernerklæringen kan oppdateres dersom våre tjenester eller regelverket endres.

Nyeste versjon vil alltid være tilgjengelig på våre nettsider.